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Hinweisgeberschutz & Ombudsperson

Am 16.12.2022 hat der Bundestag mit der Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes mit einiger Verspätung die Umsetzung der europäischen Hinweisgeberschutzrichtlinie beschlossen. Es wird erwartet, dass der Bundesrat in seiner Plenarsitzung am 10. Februar 2023 zustimmt. Drei Monate nach der Verkündung tritt das neue Gesetz dann in Kraft, sodass derzeit damit gerecht werden muss, dass noch in der ersten Jahreshälfte 2023 die neuen gesetzlichen Pflichten auf Unternehmen zukommen.

Es ist zu erwarten, dass Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten mit Inkrafttreten des Gesetzes bereits interne Meldekanäle eingerichtet haben müssen. Für kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vorgesehen. Bis zum 1. Januar 2025 müssen die Unternehmen dann auch neben bereits bestehenden Meldekanälen einen anonymen Meldekanal zu Verfügung stellen. Dies ist derzeit im Kern nur über digitale Plattformlösungen oder über die Einschaltung von Ombudspersonen als „interne Meldestelle“ möglich.

Auf Unternehmen kommen damit erneut neue Aufgaben zu. Sie müssen insbesondere interne Meldestellen schaffen, die nach den Vorgaben des Gesetzes die spezifischen Prozesse einhalten, die Vertraulichkeit der Hinweisgeber wahren, über eine hinreichende Fachkunde verfügen und unabhängig handeln können. Eine effiziente Lösung kann daher die Beauftragung eines Rechtsanwalts als sog. Ombudsperson sein. Das Gesetz sieht die Beauftragung von Dritten zur Erfüllung des Erfordernisses einer „internen Meldestelle“ gerade vor. Bei der Beauftragung von Rechtsanwälten als Ombudspersonen sind bestimmte Punkte im Mandatsverhältnis zum Unternehmen zu beachten, um insbesondere den gesetzlichen Anforderungen an einen Vertraulichkeitsschutz nachzukommen. Nach Einrichtung eines Rechtsanwalts als Ombudsperson ist dies jedoch eine sehr effiziente und einfache Lösung für Unternehmen zur Umsetzung der gesetzlichen Pflichten.

Die Vorteile einer Ombudsperson liegen dabei auf der Hand: Ressourcen des Unternehmens werden geschont, da keine zusätzliche Kapazität aufgebaut werden muss. Im Falle von Hinweisen hat das Unternehmen gleichzeitig einen kompetenten Ansprechpartner, der bei der Aufklärung und Nachverfolgung der Hinweise unterstützen und beraten kann. Hinweisgeber verbinden dabei gerade mit einem externe Ombudsmann als interne Meldestelle oftmals ein besonders hohes Maß an Vertrauensschutz, da dieser zwar eine „interne Meldestelle“ ist, aber dennoch ein externer Berater ist.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn wir Sie als Ombudsperson unterstützen können oder weitere Informationen zu effizienten Hinweisgeberschutzlösungen haben möchten.