Wer mit Wettbewerbern gemeinsam einkauft, kann Einkaufspreise senken und so die Profitabilität steigern. Einkaufskooperationen sind daher eine beliebte strategische Option für Unternehmen, auch in Krisenzeiten. In einer vierteiligen Serie stellt Dr. Reto Batzel die Aufgaben vor, die bei der Gründung einer Einkaufskooperation typischerweise von den Unternehmensfunktionen Recht und Compliance übernommen werden. Dieser vierte und zugleich letzte Teil der Serie beschäftigt sich mit der Phase der Nachsorge.

In den Beiträgen von März, April und Mai wurde beschrieben, wie potentielle Kooperationspartner gefunden, Verhandlungen geführt und eine ausverhandelte Kooperation rechtssicher umgesetzt werden können. Ist der Kooperationsvertrag erst einmal unterschrieben, können gemeinsame Einkaufsverhandlungen beginnen. Zuvor werden die Funktionen Recht und Compliance durch Prüfungen und sonstige Maßnahmen sichergestellt haben, dass die Gründung der Einkaufskooperation rechtmäßig verlaufen ist. „Nachsorge“ bedeutet, auch nach Umsetzung der Kooperation in regelmäßigen Abständen die Zulässigkeitsprüfung zu wiederholen und für die Einhaltung der kartellrechtlichen Grenzen einer Kooperation auch im Alltag zu sorgen.

Dies setzt voraus, dass es einen regelmäßigen Austausch mit kooperationsbeteiligten Mitarbeitern gibt – nur so erfährt man, ob die Zusammenarbeit mit dem Kooperationspartner gut funktioniert und ob die intern aufgesetzten kartellrechtlichen Leitplanken der Kooperation ihren Zweck hinreichend erfüllen. So kann es vorkommen, dass manche kartellrechtliche Vorgabe zunächst für den geschäftlichen Alltag noch unpraktikabel umgesetzt wurde. Interne Regeln und Leitplanken sollten dann anders, besser oder schlicht anschaulicher formuliert oder umgesetzt werden.

Ebenso ist aber möglich, dass die Regeln durchaus praktisch und nützlich sind, aber nicht im ausreichenden Maß von den Mitarbeitern, die an der Einkaufskooperation teilnehmen, beachtet werden. In jedem Fall sollen daher die kartellrechtlichen Regeln in regelmäßigen Abständen immer wieder geschult werden. Auch wenn in vielerlei Hinsicht Präsenzschulungen in kleinen Gruppen günstig sind, ist das Format der Trainings eher zweitrangig. Wichtig ist, dass Mitarbeiter die Gelegenheit haben, Fragen zum Kartellrecht zu stellen und über ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit dem Kooperationspartner zu berichten. Der Trainingsfokus ist regelmäßig der „überschießende“ Informationsaustausch zwischen den Kooperationspartnern außerhalb der Grenzen der Einkaufskooperation und wie er verhindert werden kann, insbesondere auf nachgelagerten Absatzmärkten. Um auch auf kommerzieller Ebene eine möglichst konfliktfreie Zusammenarbeit zu ermöglichen, ist eine Abstimmung des Inhalts der Trainings mit dem Kooperationspartner sinnvoll: Gleichlautende Verhaltensregeln erleichtern eine rechtskonforme und zugleich effektive Zusammenarbeit.

Die Abteilungen Recht und Compliance werden aber auch die gemeinsamen Marktanteile der Kooperationspartner im Blick behalten. Denn eine zunächst kartellrechtlich zulässige Einkaufskooperation kann – wenn die Kooperationspartner durch Unternehmens- bzw. Umsatzwachstum ein kritisches Maß gebündelter Marktmacht erlangen – nachträglich wieder unzulässig werden. Erhebliche Marktanteilszuwächse bedeuten nicht notwendigerweise, dass die gemeinsame Beschaffung eingestellt werden muss, sie können aber das Risikoprofil ändern, von dem im Rahmen der Umsetzung zunächst ausgegangen wurde. Die Beobachtung der Entwicklung gemeinsamer Marktanteile, wie auch der Zusammenarbeit im Übrigen, gehören daher ebenfalls zu vernünftigen Maßnahmen der Nachsorge, die es dem Unternehmen ermöglichen, die Rechtmäßigkeit der Einkaufskooperation zu gewährleisten.

Link zum PDF: 230616 Gründung Einkaufskooperation aus Inhouse-Sicht - Nachsorgephase

Checkliste „Nachsorge“

• Austausch mit kooperationsbeteiligten Mit- arbeitern, ob die kartellrechtlichen Regeln hin- reichend praxisnah sind und im Geschäftsalltag eingehalten werden können
• Regelmäßige Wiederholung von Trainings für kooperationsbeteiligte Mitarbeiter zu den kartell- rechtlichen Regeln der Zusammenarbeit mit dem Kooperationspartner
• Prüfung der Entwicklung der gemeinsamen Marktanteile der Kooperationspartner nach Um- setzung der Kooperation.